Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité

Echelon Assurance[1] (« Echelon », « nous » ou « notre ») s’engage à protéger vos renseignements personnels. La présente Déclaration de confidentialité a pour objet de vous informer sur la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels au Canada. Cette Déclaration est conforme aux exigences législatives en vigueur au Canada, ainsi qu’aux normes de l’industrie et aux règles régissant la protection de la vie privée. Elle ne s’applique toutefois pas aux renseignements concernant nos employés ni à tout autre renseignement qui ne serait pas d’ordre personnel.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement est qualifié de « personnel » lorsqu’il peut être utilisé pour vous identifier de manière explicite ou pour communiquer avec vous. Par exemple, ce peut être votre nom, votre adresse courriel ou postale, votre numéro de téléphone, votre date de naissance ou tout autre renseignement spécifique qui vous serait demandée dans le cadre de la fourniture d’une couverture d’assurance ou dans celui d’une enquête en lien avec une déclaration de sinistre. Par contre, une information isolée qui ne pourrait être liée de manière explicite à votre identité ne sera pas considérée comme un renseignement personnel.

Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels

Echelon ainsi que ses représentants et agents recueillent, utilisent et divulguent les renseignements personnels :

  • aux fins d’établissement et de maintien des contacts avec les clients et courtiers;
  • aux fins de gestion, de facturation et d’administration générale des politiques et de règlement de sinistres;
  • aux fins de souscription à une police, incluant les changements et renouvellements en lien avec celle-ci;
  • aux fins d’enquête et de règlements de sinistres;
  • aux fins de détection et de prévention de fraudes, de déclarations suspectes ou d’autres activités illégales;
  • aux fins de compilation de statistiques pour l’analyse de nos activités commerciales et de la modélisation et la recherche en matière de souscription;
  • aux fins d’accomplissement de tâches administratives comme la comptabilité et les activités du système d’information;
  • aux fins de déclaration aux organismes de réglementation ou en lien avec le domaine des assurances;
  • aux fins de transmission ponctuelle à votre attention d’information concernant certains produits et services offerts par Echelon;
  • pour répondre à vos requêtes en lien avec votre ou vos dossiers et d’autres services; et
  • pour agir en toute conformité avec les exigences des organismes chargés de l’application de la loi.

Les agents externes et représentants d’Echelon qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels en notre nom agissent en conformité avec cette Déclaration et aux seules fins énoncées dans cette Déclaration.

Partage de renseignements personnels avec des tiers

Echelon ne divulgue aucun de vos renseignements personnels à des tiers, sauf dans les situations décrites plus bas ou lorsqu’exigé ou autorisé par la loi.

            Divulgation générale au sein d’Echelon

Dans le contexte de sa fourniture de services à votre égard, Echelon pourra partager vos renseignements personnels avec ses sociétés affiliées. Ces sociétés affiliées ne pourront utiliser, conserver ni divulguer des renseignements personnels que pour les fins stipulées dans les présentes.

            Divulgation à des tiers

Occasionnellement et au besoin, Echelon pourra divulguer vos renseignements personnels à des agents externes ou des fournisseurs de services mandatés par Echelon, par exemple des courtiers ou agents d’assurance, réassureurs, entreprises de technologies de l’information ou de traitement de données, services de courrier, évaluateurs, enquêteurs privés, experts en sinistres, avocats et autres prestataires du même genre. Les agents externes et fournisseurs de services qui récoltent et utilisent des renseignements personnels doivent se conformer aux politiques de confidentialité d’Echelon et sont assujettis à la présente Déclaration et aux lois applicables sur la protection de la vie privée.

Des renseignements personnels pourront être utilisés par Echelon et divulgués à des tiers concernés par le financement, l’assurance, la vente, la cession ou le transfert – effectifs ou envisagés – d’Echelon ou de ses actifs, en tout ou en partie, à des fins d’évaluation ou de concrétisation de ladite transaction.

Echelon pourra également divulguer, avec votre consentement, des renseignements personnels si nécessaire, afin de se conformer à différentes exigences réglementaires ou légales, ou exigences d’assurance, d’audit ou de sécurité ou tel qu’autorisé ou requis par la loi.

            Divulgation en dehors du Canada

Des renseignements personnels pourront être recueillis, utilisés, divulgués, transférés, archivés ou traités en dehors du Canada aux fins stipulées dans les présentes, et pourront être assujettis aux exigences légales des pays étrangers applicables à Echelon et aux tiers énumérés plus haut, par exemple l’obligation de divulguer des renseignements personnels à des instances gouvernementales à l’extérieur du Canada.

Consentement

Vous pouvez consentir à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels de plusieurs façons. Ce consentement peut être exprimé de manière explicite (par exemple, verbalement, par voie électronique ou par le biais d’un formulaire dûment signé et décrivant pour quelles fins seront utiliser et divulguer vos renseignements personnels) ou de manière implicite (par exemple lorsque vous fournissez les renseignements nécessaires pour une souscription ou un règlement de sinistre). Ce consentement pourra être accordé par un représentant dûment autorisé (par exemple un tuteur légal ou encore une personne détenant une procuration certifiée). De manière générale, nous assumons que lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous signifiez de cette façon votre consentement à l’égard de la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements aux fins énumérées et décrites dans les présentes.

Il vous est possible en tout temps de retirer votre consentement quant à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions contractuelles et légales afférentes et moyennant un préavis raisonnable. Dans l’éventualité où vous ne consentiriez pas à certaines utilisations de vos renseignements personnels, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir nos produits et services. Lorsque nous vous fournissons ou que nous vous avons fourni une couverture d’assurance, votre consentement demeure valide aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins décrites dans les présentes ou celles stipulées au moment de la collecte des renseignements, et vous ne pouvez retirer votre consentement en lien avec certaines utilisations et divulgations essentielles (par exemple, mais sans s’y limiter, la nécessité d’archiver de manière raisonnable des documents commerciaux et transactionnels ou l’obligation de divulguer des renseignements à des instances gouvernementales canadiennes – provinciales ou fédérales – tel que requis par la loi).

Echelon recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf dans les cas où la loi nous autorise ou nous oblige à le faire. Nous pouvons ou devons, en vertu de certaines lois ou règlements, recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, en respect par exemple d’une ordonnance de la cour, d’une réglementation locale ou fédérale, d’une enquête formellement autorisée par un organisme gouvernemental ou encore pour recouvrer une créance qui nous serait due de votre part.

Protection des renseignements

Echelon met en place des mesures de sécurité raisonnables et adéquates en regard de la nature confidentielle des renseignements qu’elle détient, pour les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que contre leur utilisation, divulgation, duplication ou modification non autorisée. Seuls les employés et tiers autorisés auront accès aux renseignements personnels dans le contexte de l’accomplissement de leurs mandats professionnels, bien que cet accès soit accordé de manière sélective selon le principe du « besoin de connaître » et en respect des présentes.

Echelon n’assume aucune responsabilité pour l’éventuelle interception, modification ou usage inapproprié des renseignements qui nous auront été transmis via Internet ou mal acheminés par courrier.

Conservation et destruction des renseignements

Echelon ne conservera vos renseignements personnels que pendant la durée de sa relation professionnelle avec vous, ou telle qu’autorisée par la loi. Au terme de cette période de conservation, vos renseignements personnels seront détruits, rendus anonymes ou archivés dans un lieu sécurisé.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander en tout temps une copie de vos renseignements personnels, en nous faisant parvenir une demande écrite à cet effet et suite à l’authentification de votre identité. Echelon donnera suite à votre requête dans un délai de 30 jours. Si un délai supplémentaire est requis, nous vous informerons en conséquence. Dans l’éventualité où une requête de divulgation serait rejetée, une explication des motifs de notre refus vous sera communiquée.

Echelon déploie tous les moyens raisonnables pour faire en sorte que vos renseignements soient conformes et à jour. Si vous pensez que vos renseignements sont incomplets ou auraient besoin d’être mis à jour, veuillez communiquer avec nous et nous nous ferons un plaisir d’effectuer les correctifs nécessaires.

Votre droit d’accès ou d’effectuer des changements à vos renseignements personnels peuvent être assujettis à certaines obligations juridiques.

Modifications à notre Déclaration de confidentialité

Echelon se réserve le droit de modifier la présente Déclaration à tout moment. Toute modification majeure à cette Déclaration fera l’objet d’un avis de la part d’Echelon qui sera diffusé sur son site Web. Nous vous incitons à consulter régulièrement notre site Web afin de prendre connaissance d’éventuels changements à cette Déclaration. Dans l’éventualité où nous aurions l’intention d’utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins substantiellement différentes que celles décrites dans les présentes, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour en aviser les personnes concernées.

Nous joindre

Pour toute question en lien avec cette Déclaration de confidentialité, veuillez communiquer avec :

Agent principal préposé aux règlements

Echelon Assurance
2680, boul. Matheson Est, bureau 300
Mississauga (Ontario) L4W 0A5
Tél. : 905.214.7880
Téléc. : 905.214.7883
Courriel : acaron@echeloninsurance.ca

[1]La présente Déclaration concerne EGI Financial Holdings Inc. ainsi que l’ensemble de ses sociétés affiliées opérant au Canada, incluant de manière non exclusive Echelon Assurance et la Insurance Company of Prince Edward Island. Le nom « Echelon » apparaissant dans les présentes fait référence à l’ensemble des sociétés liées et affiliées à Echelon au Canada.